אחת האפשרויות חדישות ביותר שיש בעולם העסקים היא לנהל את המשרד מרחוק. כלומר, לא משנה היכן אתם נמצאים ברגע נתון, המשרד שלכם ממשיך לתפקד כרגיל, גם אם אתם עסק קטן או כזה של איש אחד. האפשרות הזאת קיימת בזכות השכרת שירותי משרד לעסקים במיקור חוץ.
ניהול של עסק עצמאי ע"י הבעלים בלבד או לכל היותר כמה פרילנסרים שנשכרים על פי צרכים ספציפיים וזמניים, הוא לא פשוט. כולם יודעים כמה קשה להיות עסק קטן בישראל וכמה מורכב לנהל את העסק בצורה מוצלחת בדרך זאת.
בשנים האחרונות לא מעט עצמאיים מסוג זה החליטו לבחור בהשכרת שירותי משרד במיקור חוץ. השירות הזה מאפשר להם לייעל את פעילות העסק, לפנות להם זמן למיקוד במה שהם טובים בו וגם לנהל את המשרד שלהם מרחוק בכל רגע נתון ומכל מקום בעולם.
מה הם שירותי ניהול משרד לעסקים במיקור חוץ?
יש היום מספר חברות אשר מעניקות שירותי משרד לעסקים במיקור חוץ. בד"כ השירות כולל עוזרת אישית הדואגת עבור בעל העסק למתן מענה כולל לצרכי ניהול העסק או מענה בנקודות ספציפיות, בהן בעל העסק איננו "חזק" או שאין לו את הזמן לכך.
שירותי משרד לעסקים מתמקדים בד"כ בשירותים הבאים:
- אדמיניסטרציה במיקור חוץ – ניהול של כל הצרכים האדמיניסטרטיביים של המשרד, דוגמת צילום והדפסת מסמכים, תיוק מסמכים באופן מסודר, מתן מענה טלפוני, קבלת דואר וחבילות וכן הלאה.
- ניהול לקוחות במיקור חוץ – הדבר החשוב ביותר בעסק הוא הלקוחות שלו. בלי לקוחות אין הכנסות ולכן חשוב שהם יקבלו את מלוא תשומת הלב, גם אם בעל העסק עמוס בנושאים אחרים. עוזרת אישית דואגת לקשר עם לקוחות קיימים, טיפול בלקוחות חוזרים ומתן שירות לקוחות שמוריד מהעומס של בעל העסק.
- ניהול ספקים במיקור חוץ – מציאת ספקים חדשים או כאלו שיחליפו ספקים שאינם עומדים ברמת שירות מספקת, התנהלות מול הספקים בנושא שירות, תשלומים וכדומה.
- ניהול כספים במיקור חוץ – לעתים מדובר בהנהלת חשבונות בסיסית של העסק ולעיתים רק בניהול הניירת הקשורה להוצאות והכנסות, הפקת דו"חות כספיים ועוד.
- ניהול עובדים במיקור חוץ – גיוס של עובדים זמניים או פרילנסרים לעסק על פי צורך, מעקב אחר ביצוע העבודה שלהם, טיפול בזכויות סוציאליות ובתשלומים אליהם וגם שחרור של העובדים הללו כאשר אינם עומדים ביעדים או כשאין עוד צורך בשירות שלהם.
אפשר להבין די בקלות כמה חשוב השירות של עוזרת אישית מסוג זה ולכן לא מעט בעלי עסקים קטנים בוחרים לשכור את השירות הזה.
כאשר יש לכם שירות משלים כזה, אתם יכולים לא רק לנהל את המשרד טוב יותר אלא בעיקר להתפנות למה שאתם באמת טובים בו ולאפשר לעסק שלכם לצמוח באופן עקבי לאורך זמן. דוגמא לכך היא משרד של עורך דין אשר פחות יודע לנהל את המשרד בפן האדמיניסטרטיבי שלו או בניהול כספים. דוגמא אחרת היא עסק של שיווק בדיגיטל בו יש לעתים צורך באיתור ספקי שירות משלימים או פרילנסרים שיבצעו עבודות ספציפיות שבעל העסק לא פנוי להם או לא מתמחה בהם.
המאמר נכתב בשיתוף עם חברת TIME IS MONEY אשר מעניקה שירותי מנהלת משרד במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.